Überflüssige Meetings

Die Corona-Pandemie wird vieles verändern, diese Stimmen häufen sich wohl zu Recht. Nur was sich ändern wird und wie genau die Veränderungen aussehen werden, das ist – trotz zahlreicher Stimmen, die glauben, das alles bereits genau zu wissen – jedenfalls für mich noch nicht absehbar.

Die aktuelle Krise sollte auf jeden Fall Anlass zu sein, genau zu überlegen, womit wir weitermachen wollen und womit nicht. Ein kleiner Ausschnitt, auf den ich aufgrund aktueller Umfrageergebnisse mal wieder den Blick richten möchte, sind Sitzungen oder neudeutsch Meetings.

Ich selbst habe in meinem Leben unzählige Stunden in Sitzungen verbracht, in völlig ineffizienten Veranstaltungen, in denen oft schon vor Stunden alles gesagt war, aber noch nicht von jedem. In Veranstaltungen, die je drei Stunden An- und Abreise erforderten, obwohl schon vor der Sitzung aufgrund klarer Mehrheitsverhältnisse alle Entscheidungen feststanden. In Sitzungen, die gerne mal acht Stunden dauerten, obwohl alle übermüdet waren und der Arbeitsmodus längst vollkommen ineffizient war. Zum Glück für mich ist das alles inzwischen mehr als 10 Jahre her. Geändert hat sich allerdings anscheinend seitdem wenig, wie diverse Umfragen immer wieder belegen.

In einer aktuellen Befragung der Personalberatung Korn Ferry unter fast 2000 Befragten, die managerseminare in seiner Aprilausgabe veröffentlicht, gaben 67% der Beschäftigten an , das Gefühl zu haben, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen. Dies wird umso bedeutsamer, weil offenbar bei den meisten bereits die Erkenntnis vorherrscht, das dies gar nicht sinnvoll ist. 64% der Befragten gaben nämlich gleichzeitig an, dass sie persönliche Gespräche für sinnvoller halten.

Dennoch traut sich offenbar kaum jemand, Meetings fernzubleiben. Ein Drittel der Befragten gab an, auch an Sitzungen teilzunehmen, bei denen bereits vorher feststeht, dass sie gar nicht sinnvoll sind. Auch eine Quantifizierung bringt die aktuelle Studie hervor, denn jeder fünfte der Befragten gab an, pro Woche fünf Stunden in unproduktiven Besprechungen zu verbringen. Machen wir also ein einfaches Rechenbeispiel mit einer unterstellten 40 Stunden Woche.

5 von 40 Stunden = 12,5%

Wenn nun also 20% der Arbeitenden 12,5% Ihrer Wochenarbeitszeit in unproduktiven Besprechungen verbringen, in denen meist auch noch nicht einmal Entscheidungen getroffen werden, die ein konkretes Weiterarbeiten ermöglichen, dann ergibt das 2,5% unproduktive Personalkapazitäten. anders ausgedrückt: Statt mit 100 Mitarbeitern kämen Sie auch mit 97-98 aus. Die Multiplikation mit den Jahrespersonalaufwänden zur Ermittlung des Gewinnsteigerungspotentials überlasse ich Ihnen. Wenn wir dann noch bedenken, dass wir zu den 20%, die 5 Stunden angaben, noch zahlreiche weitere Stunden hinzuzählen müssen (Dunkelziffer, weniger als 5 Stunden), wird schnell klar, dass ein noch viel größeres Potential zur Effienzsteigerung in diesem Thema schlummert.

Ich weiß nicht, ob uns die aktuelle Krise lehrt, mit unserer wertvollen Arbeits- und Lebenszeit künftig besser umzugehen. Zu viele Unternehmer, die ja alle Kaufleute sind und am Ende vom Gewinn leben, hätten schon lange Anlass gehabt, dies zu tun. Es passierte bislang jedenfalls nichts oder viel zu wenig. Die aktuelle Kontaktreduzierung lehrt uns vielleicht, was alles ohne direkten Kontakt möglich ist. Wie viel (sinnlose) Reisezeit wir einsparen können, wenn wir technische Möglichkeiten besser nutzen. Vielleicht lehrt Sie uns aber auch, wie wertvoll der persönliche Kontakt und das persönliche Gespräch sind, auf das wir gerade so sehr verzichten müssen.

Eines offenbart die Krise mit Sicherheit nicht, nämlich dass uns Meetings fehlen. Was immer auch in der Arbeitswelt konkret an Veränderungen eintreten wird – für dieses Thema habe ich Hoffnung auf Besserung!

Unsere Tipps für effizientere Besprechungen stellen wir Ihnen gerne zu Verfügung. (bitte kurzes Mail).

Sitzungen ohne Ende… und ohne Erfolg

Sind Sitzungen ein effizientes Führungs- oder Arbeitsinstrument? Es muss ja eigentlich so sein, wenn man überlegt, wie viele davon täglich in deutschen Unternehmen und Institutionen durchgeführt werden. Gerade TOP-Manager verbringen Umfragen zu Folge bis zu 80% (!) ihrer Arbeitszeit in Sitzungen. Da wundert es wenig, wenn gleichzeitig 70% der Arbeitnehmer beklagen, dass ihre Fühungskräfte nicht erreichbar sind.

Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der
viele hineingehen und wenig herauskommt.
Werner Finck

Eine Studie unter 8000 Büroangestellten in Europa, die Sharp Business Systems durchführen ließ, ergab, dass Mitarbeiter rund 16 Stunden pro Monat in Sitzungen verbringen, die sie mehrheitlich als langweilig und ineffektiv beurteilen. 80% der Befragten empfinden sich am eignen Arbeitsplatz als effizienter und 50% bemängeln, dass Sitzungen selten zu Ergebnissen führen.

Leider entspricht das auch unseren Erfahrungen, auch wenn nicht zu verkennen ist, dass aktuell mit agilen Arbeitsweisen viele Schritte zu kürzeren, lebendigeren und effizienteren Sitzungen unternommen werden. Über Anfänge sind jedoch viele Unternehmen noch nicht hinaus und so werden nach wie vor enorme Ressourcen in sinnlosen Meetings vergeudet.

Am besten wäre es, von der “Sitzungskultur” radikal Abschied zu nehmen, doch so einfach wird das nicht gehen – die lieben Gewohnheiten geben so schnell nicht auf. Daher wollen wir zumindest auch ein paar Tipps geben, worauf Sie achten sollten, um Sitzungen wenigstens so effizient wie möglich zu gestalten:

Tipps für erfolgreichere Sitzungsgestaltung

Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung!